Vous avez entendu parler de ce concours chronométré qu’est le hackathon et de ses bénéfices, mais vous ne savez pas comment l’organiser ? Cet article est fait pour vous !
Chez AT Internet, nous avons organisé notre premier hackathon en mai 2016 lors de notre convention annuelle d’entreprise (AT Summit).
Le principe était très simple : une compétition interne de 24h pour innover.
Il s’agissait de réaliser un projet en équipe et d’aboutir à quelque chose de présentable, démontrable. Qui dit compétition dit vainqueur : au bout de 24h, chaque équipe a fait une présentation de sa réalisation, puis un vote a été effectué pour élire la plus prometteuse.
Avant de vous lancer dans l’aventure, si vous le pouvez, échangez avec des entreprises qui ont déjà pratiqué l’exercice. En attendant, voici notre retour d’expérience à travers ces dix conseils.
1. Définissez les règles du jeu
Définissez un périmètre large pour le choix des sujets. Cela limitera l’autocensure et favorisera la constitution d’équipes de personnes qui n’ont pas forcément l’habitude de travailler ensemble. Pour cela, proposez simplement à vos collaborateurs de trouver une idée qui les inspire : le choix des sujets est ouvert, tant qu’il y a un rapport avec votre entreprise. Ils peuvent décider de créer la fonctionnalité de leurs rêves, mettre un terme définitif à un bug récurrent qui les agace ou améliorer le rack à vélo du parking ! Pour vous donner quelques exemples concrets tirés de notre hackathon, 11 sujets ont été menés, parmi lesquels il y avait :
- Un outil permettant de réduire notre utilisation de post-its
- Une app mobile
- Un prototype d’architecture innovante
- L’ajout de services collaboratifs au sein de notre solution
2. Créez un espace d’enregistrement des projets
Pour faciliter la création des équipes, mettez à disposition un espace dans lequel chacun pourra poster ses idées ou consulter celles des autres afin de pouvoir rejoindre un projet. Chaque projet devra avoir un statut permettant d’indiquer si l’équipe est au complet ou s’il reste des places. Pas besoin de comité de sélection : le jour du hackathon, seuls les projets créés dans cet espace et ayant suffisamment de membres pour le réaliser pourront démarrer.
3. Choisissez une récompense… ou pas !
Le hackathon, lorsqu’il n’est pas interne à l’entreprise, est souvent assorti d’une récompense de taille. Dans un contexte intra-entreprise, on cherche à libérer la créativité. Or les études en psychologie sociale des 30 dernières années montrent que si les récompenses sont utiles pour les tâches peu intéressantes et nécessitant peu de pensée créative, elles peuvent au contraire nuire à la créativité pour les autres types de tâches.
L’idée est donc de rester sur un niveau de motivation dit intrinsèque : l’action est conduite uniquement par l’intérêt et le plaisir que l’individu trouve à l’action, sans attente de récompense externe. Si toutefois, vous ou vos collaborateurs n’étiez pas à l’aise avec cette idée, je vous conseille de choisir une récompense d’équipe (comme un escape game, un dîner au restaurant, une partie de laser game, etc.).
4. Soyez humble
L’expérience montre qu’une faible participation à un premier hackathon est normale. Le hackathon n’est pas une pratique si répandue : vos collaborateurs ne verront pas forcément l’intérêt pour cette première occurrence, ou seront peut-être en panne d’idées ! Fixez-vous dès à présent un objectif de participation à partir duquel vous considérerez l’évènement comme un succès. A titre d’exemple, notre objectif était de 20% de participation (et nous en avons eu bien plus !).
D’autre part, il est important d’insister auprès des équipes sur le fait que le hackathon reste un évènement décontracté et qu’il n’y a pas d’obligation de résultat. En effet, c’est la pratique régulière de hackathons qui permet de faire émerger des innovations de rupture. Ce contexte donnant le droit à l’erreur est indispensable pour augmenter le taux de participation et libérer la créativité. Et je vous garantis que vous serez bluffé des idées et projets réalisés par les équipes !
5. Communiquez régulièrement
Deux mois avant l’évènement, il faut faire une première communication expliquant les règles du jeu : principe, date, périmètre et organisation.
Un mois avant l’évènement, ouvrez l’espace permettant d’enregistrer les projets.
Puis toutes les semaines, envoyez un récapitulatif des projets proposés pour inciter les gens à rejoindre un projet ou proposer une nouvelle idée. Pendant cette dernière phase de communication, si vous observez peu de participation, c’est qu’il y a peut-être des obstacles qui empêchent vos collaborateurs de participer. N’hésitez pas à parler avec eux pour identifier ces obstacles et voir les aménagements qui pourraient être faits pour leur permettre de participer sereinement.
6. Prévoyez le ravitaillement des troupes
24h pour livrer quelque chose de démontrable, c’est court ! Pour que les équipes puissent rester concentrées un maximum sur leur travail, il est judicieux de leur fournir ce dont ils auront besoin pour se nourrir et s’hydrater. Au minimum, il faudra assurer la distribution de café et de douceurs pendant la journée. Vous pouvez aussi organiser les commandes pour les différents repas, ou même avoir une équipe à la cuisine. C’est d’ailleurs cette dernière option qui s’est mise en place chez AT Internet : une équipe dédiée au « soutien des troupes » s’est montée pour cuisiner et distribuer gâteaux, gaufres et crêpes pour les participants.
7. Préparez la démonstration
- La démonstration doit être ouverte à tous, peu importe le service auquel on appartient ou si on participe ou non à l’événement. Communiquez largement sur son lieu et son horaire.
- Faites bien passer le message aux équipes participantes que les votes se feront sur ce qu’ils présenteront et que la démo est une part importante du projet : elle doit être bien préparée. Pour les aider en ce sens, la salle de démo doit être installée et disponible quelques heures à l’avance afin que les équipes puissent effectuer des tests en conditions réelles.
- La démo doit être « time boxée ». Chaque projet doit être présenté en 5 à 10 minutes (selon le nombre de projets : l’idée est de tenir en 1 heure et demie maximum). La démo devra donc être facilitée par quelqu’un qui surveillera le timing, assurera la transition entre les équipes et rappellera à chaque équipe de parler fort et distinctement.
8. Organisez le vote
Pas de jury restreint pour le vote, tout le public donne son avis ! Cependant, demander de choisir un seul des sujets présentés peut s’avérer assez frustrant et difficile. Je vous conseille donc de permettre le vote multiple, dans la limite de 2 à 3 votes par personne. Pour la mise en œuvre du vote, je vous conseille d’utiliser un système qui permet de connaitre le résultat de façon immédiate : à main levée, en utilisant des gommettes ou avec un outil de quizz en ligne si tous vos collaborateurs ont des smartphones, ou qu’ils visualisent la démo à distance.
Le projet qui a remporté notre premier hackathon est le projet « Geode Academy », dont l’objectif était de fournir un cadre d’apprentissage rassurant aux nouveaux utilisateurs à travers des tutoriels et challenges interactifs et ludiques intégrés directement dans nos outils.
9. Célébrez !
Vous pourrez mesurer le succès de votre évènement à l’énergie qui se dégagera pendant la démo. Prolongez ce moment en organisant un cocktail ou goûter festif qui permettra aux personnes présentes de discuter avec les équipes, et de clôturer dignement l’évènement.
10. Préparez la suite
Attendez-vous à devoir refaire quelques démonstrations suite à ce premier hackathon qui devrait faire du bruit dans votre entreprise ! Pour satisfaire les personnes absentes lors de la démo, vous pouvez également mettre à disposition une fiche récapitulative de chaque projet donnant son objectif et les résultats obtenus.
Bonus
Après l’évènement, vous pourrez créer un comité qui étudiera la suite que vous pourriez donner à chaque projet, et partager ce suivi avec les participants du hackathon.
Chez AT Internet, nous retenons, après cette première expérience, que le hackathon permet effectivement de libérer les énergies et la créativité dont les entreprises ont besoin aujourd’hui. Nous avons également pu constater que la création libre des équipes aide à casser les silos et à faire travailler ensemble des collaborateurs n’ayant jamais l’opportunité de le faire. Au final, cet événement a permis à nos valeurs d’entreprise de s’exprimer pleinement : enthousiasme, innovation et intelligence collective, et nous en organisons désormais un tous les ans !
Retrouvez le récap de nos hackathons 2016, 2017 et 2018 sur notre blog !
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