Intranet Analytics

Wissen Sie, ob Sie Ihr SharePoint-Intranet effizient und erfolgreich nutzen? Ihr Digital Analytics-Tool kann es Ihnen sagen – und mit Zahlen belegen. Außerdem ist es der Schlüssel dazu Ihre Intranet-Nutzer zu verstehen. Mehr noch: Ihre Analytics-Plattform kann garantieren, dass Ihre Daten sicher sind. Außerdem bringt sie Motivation für ihre Kollegen. Wie soll das gehen? Lassen Sie mich erklären …

Im Intranet ist das Risiko für die Privatsphäre und den Datenschutz doppelt so groß

Bei vielen Unternehmen haben Privatsphäre und Datenschutz eine sehr hohe, wenn nicht sogar die oberste Priorität. Per Definition enthält eine Intranet-Plattform (zum Beispiel eine, die auf Microsoft SharePoint basiert) jede Menge Daten, ohne die eine Firma oder Organisation nicht funktioniert. Dazu gehören Listen von Kunden, Partnern, Zulieferern, usw. Dazu kommen mindestens ebenso viele Daten (egal ob öffentlich oder privat) über die Mitarbeiter.

Aus diesem Grund sollte man an zwei Sachen gleichgültig denken: die Organisation muss sowohl die strategischen Daten als auch die Mitarbeiterdaten schützen, die im Intranet zugänglich sind.

Die unterschiedlichsten Intranet-Informationen mit ihrem Analytics-Tool verwalten

Ohne eine Analytics-Lösung, die verlässlich, sicher und auf den Schutz der Privatsphäre zugeschnitten ist, geht es nicht.

Ein Intranet ist eine zentralisierte Arbeitsumgebung, die von der Entwicklung bis zum Einsatz der Plattform überwacht wird. Auch die Inhalte, die darauf zu finden sind, werden kontrolliert. Dennoch findet man in einem Intranet oft ganz unterschiedliche Inhalte, die von verschiedenen Systemen und Abteilungen stammen. Angestellte und Teams verwalten ihre Inhalte häufig selbst (zum Beispiel wenn sie Arbeitsdokumente miteinander teilen oder sich im Forum des Intranets austauschen). Diese Faktoren tragen dazu bei, dass die Informationen oft an vielen Stellen verteilt und lückenhaft sind.

Wenn Sie eine Digital Analytics-Lösung verwenden, gehen Sie einen Schritt weiter als nur Prozesse zu implementieren, die die Intranet-Nutzung in Ihrem Unternehmen regeln: damit stellen Sie die Integrität und Verlässlichkeit ihrer Mitarbeiter- und Kundendaten sicher und anonymisieren sie gleichzeitig.

Möchten Sie noch einen Vorteil von Analytics für Ihr Intranet wissen? Durch den Import ihrer unterschiedlichen Verzeichnis-Daten (CRM, Mitarbeiterverzeichnis, usw.) in Ihr Digital Analytics-Tool wird daraus eine echte Data Unification-Plattform. Mit anderen Worten: Sie können mit den Daten, die Ihnen Ihr Digital Analytics-Tool liefert, direkt etwas anfangen.

Auf Datenschutz können Sie in Ihrer Analytics-Lösung nicht verzichten

Die Datenschutzsicherheit wird oft als Hindernis genannt, wenn es darum geht ein Intranet auszuwerten. Denken Sie zum Beispiel an ein Versicherungsunternehmen, das vertrauliche und geschäftsrelevante Daten im Intranet aufbewahrt. Selbst das kleinste Datenleck könnte den Fortbestand des Unternehmens gefährden (wenn Kundendaten verloren gehen, bei Industriespionage, o.Ä.). Egal ob Daten in der Cloud oder auf den lokalen Servern des Unternehmens gespeichert werden: es ist unverzichtbar, dass der Datenschutz garantiert ist.

Daran sollten Sie denken, wenn Sie sich für eine Digital Analytics-Lösung für SharePoint entscheiden. Sie sollte:

  • die gängigen Sicherheitsstandards erfüllen,
  • standardmäßig Sicherheitsprotokolle nutzen und
  • eine vollständige Personalisierung möglich machen, besonders wenn es um die technische Implementierung geht.

Tags sollten bei Bedarf überarbeitet werden können. Eine Zertifizierung sollte zeigen, dass sie mit der Datenschutzvereinbarung Ihres Unternehmens übereinstimmen. Vermeiden Sie es Inhalte außerhalb Ihres Intranets aufzubewahren, da das zu einem Sicherheitsleck führen kann.

Wir empfehlen Ihnen auch sich von einem Experten für Ihr spezielles Digital Analytics-Tool beraten lassen um Sicherheit und Schutz der Daten in all ihren Aspekten garantieren zu können.

Flexible und skalierbaren Messung Ihres Intranets

Jede Intranet-Umgebung ist einzigartig, an das jeweilige Umfeld angepasst und weiter personalisierbar. Das gilt besonders für SharePoint (Cloud oder vor Ort, integrierte Apps, Features, usw.). Deswegen braucht man ein – voll anpassungsfähiges – Analytics-Tool, das Sie einfach integrieren und nutzen können um sich auf individuelle Inhalte einzustellen.

Inhalte für ein Intranet werden manchmal direkt von den Nutzern erstellt. Die Intranet-Plattform muss deshalb zulassen, dass neue Elemente (wie Dokumente oder Kommentare) hinzugefügt werden. Das gilt auch für neue Sites und benutzerdefinierte Gruppen, die sich täglich ändern können. Idealerweise sollte Ihre Digital Analytics-Lösung sich darauf einstellen und dynamische, skalierbaren Messungen anbieten, die sämtliche neue Intranet-Inhalte in Echtzeit verarbeiten. Die Fähigkeit Ihrer Analytics-Lösung sich an die strukturellen Veränderungen Ihres Unternehmens anzupassen, macht sich auch dann bezahlt, wenn sie eine Umstrukturierung oder Neuorganisation vornehmen.

Im Voraus Regeln zu erstellen, mit denen Sie die Intranet-Inhalte ordnen, kann Ihnen einen großen Vorteil verschaffen. Ihre neuen Inhalte werden damit nicht mehr verstreut und fehlen auch nicht in den automatischen Reports und Alerts. Immer wenn Sie eine neue Intranet-Seite oder Site erstellen, sollte sie automatisch in Ihrem Digital Analytics-Tool auftauchen ohne Ihre bestehenden Reports durcheinander zu bringen! Unverzichtbar ist die Option diese Regeln und die technischen Einstellungen direkt aus Ihrem Analytics-Tool heraus zu verwalten. Damit werden Neuentwicklungen unnötig. Außerdem werden Sie später bestimmt neue Indikatoren für den Geschäftserfolg einfügen wollen, indem Sie einfach neue Korrelations-Tabellen importieren.

Eine weitere sehr nützliche Funktion, nach der Sie Ausschau halten sollten, wenn Sie sich für ein Analytics-Tool für SharePoint entscheiden, ist die Möglichkeit die verwendeten Begriffe zu personalisieren. Es ist einfach irritierend, wenn Sie es gewohnt sind eine Metrik in allen Ihren Reports „Nutzer“ zu nennen, in Ihrem Tool aber ständig von „Visitor“ die Rede ist. Die Personalisierung der Ausdrücke, die in Ihrem Analytics-Tool verwendet werden, trägt zu verlässlichen Ergebnissen, Vertrautheit und mehr Nutzerfreundlichkeit bei Ihren Intranet-Nutzern bei.

Intranet Performance-Daten integrieren und mit Ihren Kollegen teilen

Wenn Sie Ihre Kollegen an den Intranet-Analytics-Daten teilhaben lassen, helfen Sie Ihnen dabei sich mit dem SharePoint-System in Ihrem Unternehmen anzufreunden. Versuchen Sie Folgendes aus: bieten Sie einem Ihrer Kollegen die Möglichkeit einen Blick auf die Performance-Daten zu werfen, wenn er etwas im Intranet veröffentlicht. So kann er sehen, wie der neue Inhalt (egal ob privat oder öffentlich) von den Nutzern aufgenommen wurde. Warum? In einer gemeinschaftlichen Arbeitsumgebung hängt die Motivationen Ihrer Kollegen etwas beizusteuern zum Teil vom „Erfolg“ ihrer Beiträge ab. Mit diesen verlässlichen, gut zugänglichen Daten, die einen genauen Blick auf die Performance erlauben, bekommen alle einen Referenzwert und mehr Motivation für die Zusammenarbeit.

Informationen sollten nicht nur in Slideshows und ähnlichen monatlichen Reports verbreitet werden. Indem Sie die SharePoint-Performance-Daten direkt in SharePoint integrieren, tragen sie zu mehr Sichtbarkeit und Aufmerksamkeit bei. Ihre Kollegen kommen damit kaum umhin die Daten in ihrem Intranet-Interface wahrzunehmen.

Intranet-Plattformen sind bereits jetzt hochgradig für jedes Team im Unternehmen personalisiert. Um die SharePoint-Seite eines Teams noch effektiver zu machen, könnten Sie Performance-Daten für die Inhalte dieses Teams anzeigen oder eine Produktivitäts-App integrieren. Mit einer offenen Digital Analytics-Lösung mit einer Echtzeit-API können Sie die Besucherdaten für einzelne Seiten, Sites, Dokumente oder SharePoint-Nutzer anzeigen. Damit können Ihre Kollegen die Performance der von Ihnen im Intranet veröffentlichten Inhalte überwachen. Sie können sich täglich oder für einen bestimmten Zeitraum darüber informieren ohne dabei das Intranet verlassen zu müssen. Sie könnten auch ein Menü erstellen in dem die Inhalte angezeigt werden, die an diesem Tag am häufigsten betrachtet oder mit anderen geteilt wurden und so deren Sichtbarkeit erhöhen. Oder Sie erstellen E-Mail-Alerts, die Verfasser von beliebten Inhalten je nach Traffic daran erinnern Ihre Beiträge zu aktualisieren.

Ihre Digital Analytics-Lösung kann ein mächtiger verbündeter sein, wenn es darum geht Vorbehalte gegen Ihr Intranet-Projekt aus dem Weg zu räumen. Sie müssen dafür nur an ein paar grundlegende Dinge denken:

  • Messungen müssen umfassend und flexibel sein und dabei
  • die Sicherheit Ihrer Unternehmensdaten (und die der Mitarbeiter) gewährleisten.

Neben diesen Anforderungen trägt es maßgeblich zum Erfolg bei, wenn Sie die Performance der Inhalte im Intranet sichtbar machen. Damit wecken Sie die Neugier Ihrer Kollegen, steigern deren Produktivität und machen Sie mit „datengetriebenen“ Methoden vertraut. Diese Methoden lassen sich wahrscheinlich auch in anderen Bereichen ihres Unternehmens nutzen, wenn jeder sie versteht.

Bei AT Internet arbeiten wir mit Firmen und Organisationen zusammen um die Performance von Intranets aller Art zu messen. Nehmen Sie Kontakt mit uns auf um mit uns über Ihr Projekt zu sprechen!

AT Internet Analytics Suite 2
Autor

Web Analytics Consultant Jean-Philippe unterstützt unsere Kunden bei all ihren technischen Herausforderungen und Marketing-Überlegungen zu Web Analytics. Seit seiner Ankunft im Jahr 2007, steht er als Teil des Teams Kundenbetreuung täglich in direktem Kontakt mit den Anwendern unserer Lösungen. Er ist damit ein wichtiges Bindeglied zum Bereich Forschung & Entwicklung, wo er seine Erfahrungen als Anwender in die Gestaltung und Verbesserung unserer Produkte einbringt.

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