L’élément le plus négligé, hélas, dans la conception de tableaux de bord, c’est…

Reprenez un de vos tableaux de bord et jetez-y un coup d’œil. Il affiche sûrement le logo de l’entreprise, le périmètre et la période d’analyse, les différents indicateurs clés de performance et des graphiques. Dans de nombreux tableaux de bord, peut-être aussi sur le vôtre, celui que vous avez conçu pour votre entreprise, il y a un espace, laissé libre. Assez d’espace pour pouvoir écrire quelques lignes, et laisser la liberté aux destinataires d’y apporter des annotations. Ou peut-être une boîte bien délimitée avec le titre Commentaires, indiquant nettement que cette boîte vierge de contenu est destinée aux commentaires des résultats obtenus par l’entreprise. Ou encore vous ou une personne de votre équipe avez apporté des commentaires sur les valeurs enregistrées par les KPI, les évolutions anormales, des débuts d’explications, des indications de contexte pour relativiser la forte évolution d’un KPI.

Il y a beaucoup d’interrogations autour de cet élément du tableau de bord : faut-il laisser une place aux commentaires ? Faut-il définir l’emplacement de ces commentaires ? Faut-il renseigner cette partie ? Si oui que faut-il y mettre ? Qui doit s’en occuper ? Doit-on juste décrire ce qu’il se passe ? Des débuts d’interprétations ? Faut-il aller jusqu’à faire des recommandations concrètes d’actions ? Ces questions, j’en suis certain, vous vous les êtes posées, vous êtes peut-être vous-même réellement embarrassé vis-à-vis des commentaires. Voici quelques éléments pour vous décider à franchir le pas et à prendre à bras-le-corps les commentaires de tableaux de bord.

Faut-il apporter des commentaires sur les tableaux de bord ?

Tout le monde n’est pas d’accord. Tim Wilson, dans cet article, donne plusieurs raisons selon lesquelles on ne devrait pas intégrer des commentaires dans les tableaux de bord.

Je ne partage pas ce point de vue et voici les 3 raisons principales qui me font penser qu’il faut intégrer des commentaires dans les tableaux de bord :

• Tous les destinataires n’ont pas forcément les compétences pour le faire ou une bonne compréhension de ce qui est mesuré. Apporter des premiers éléments d’interprétation aide les personnes à comprendre ce qui se passe et éviter les malentendus.
• Tous les destinataires n’ont pas forcément connaissance de ce qui s’est passé sur la période d’analyse, des évènements externes ou internes qui ont pu avoir un impact sur la performance du site. Afficher au préalable le contexte permet d’éviter les mauvaises interprétations, et aux lecteurs de sur-réagir.
• Tous les destinataires n’ont pas non plus le temps de le faire. Les personnes en charge de la décision ont peu de temps à consacrer à l’analyse des chiffres et des graphiques affichés dans les tableaux de bord. Elles ont par conséquent besoin qu’une partie du travail d’analyse soit réalisée. Les responsables d’entreprise ou de services Marketing apprécieront que le travail d’analyse soit déjà entamé.

A savoir :
La nouvelle application de Dashboarding d’AT Internet rend facile l’insertion de commentaires et permet de positionner la boîte Commentaires au meilleur emplacement sur le tableau de bord.

Est-ce le rôle de l’analyste web de commenter les tableaux de bord ?

Oui ! Oui ! Mille fois oui !

Le rôle d’un analyste web n’est pas seulement de fournir des données, sa mission va au-delà, il doit aider son entreprise à mieux se connaître grâce aux données et à améliorer sa performance.

Il n’est peut-être pas le spécialiste du marketing, il n’est peut-être pas au courant de toutes les actions mises en place sur la période, il n’est peut-être pas au fait des décisions importantes qui sont prévues dans les semaines à venir. Mais il est sûrement le seul à avoir une compréhension complète de la manière dont sont mesurés les KPI, à quoi correspondent les éléments affichés dans le tableau et le seul apte à vérifier, si nécessaire, la qualité des données.

Il sera toujours possible par la suite aux différents destinataires des tableaux de bord de rectifier, de compléter ces premiers commentaires. Le but est d’initier ce travail d’analyse pour que cela devienne plus facilement une habitude dans l’esprit de chaque destinataire du tableau de bord.

Jusqu’où faut-il aller dans les commentaires ?

Ce qui est certain, décrire ce qui se passe sans apporter un premier niveau d’interprétation n’apporte pas grand-chose. Il faut aller au-delà du descriptif. Les commentaires permettent d’extraire les éléments les plus importants survenus sur la période d’analyse. Décider de parler d’une valeur d’un KPI c’est indiquer son importance et la nécessité d’y prêter attention.

Mais peut-on aller plus loin ? Toutes les données ne sont pas présentes sur le tableau de bord. Pour tirer des enseignements, il y a souvent besoin d’obtenir plus d’informations sur l’élément mesuré. Il peut être nécessaire d’accéder aux données de l’interface pour obtenir plus de renseignements, nuancer, relativiser, qualifier l’information fournie par le KPI. Il est peut être aussi possible de donner quelques éléments d’analyses des causes possibles d’un problème ou du moins avancer des pistes d’explications possibles à explorer. Le tableau de bord n’est pas un audit, c’est pourquoi il est préférable de  conseiller de faire un travail supplémentaire d’investigation pour en savoir plus.

Les commentaires donnent un état de la connaissance et des pistes possibles d’explications des problèmes et également donnent lieu à des suggestions d’analyses supplémentaires à mener pour en savoir plus sur un problème.

Vous êtes désormais convaincu de l’importance des commentaires dans les tableaux de bord. Mais cela vous semble difficile ou chronophage ? Nous pouvons vous aider.

AT Insight, Agence de conseil en Business Analytics,  lance un nouveau type de prestation, qui est un accompagnement sur le long terme d’un client qui a fait appel à nous pour la conception d’un tableau de bord.

A fréquence régulière, le consultant AT Insight apporte des éléments d’interprétation des résultats obtenus par l’entreprise cliente à partir du tableau de bord.

Cela donne lieu à des commentaires directement insérés dans le tableau de bord.

Voici la matrice d’interprétation du tableau de bord qui nous permet d’organiser notre travail :

Après avoir énoncé les éléments de contexte, le consultant extrait les enseignements et les range dans les différentes catégories : Succès, Contre-performances, Points forts, Points de vigilance.

Ce travail boucle le travail de conception de tableau de bord, apporte la dernière pierre à l’édifice du suivi de la stratégie digitale de l’entreprise et légitime le tableau de bord comme l’outil ultime et indispensable dans la gestion d’une entreprise ou d’un département Marketing.